CORPORATIVO: Nuevas regulaciones sobre las boletas de seguridad
Recientemente la Dirección General del Registro Nacional publicó la Circular DGL-0002- 2023 –en adelante la Circular–, por medio de la cual se emiten nuevas regulaciones para el procedimiento de entrega, devolución e inhabilitación de boletas de seguridad.
Dicho cambio obedece a la corriente tecnológica que predomina en el funcionamiento actual de la función notarial. El Registro Nacional implementó la plataforma “Ventanilla Digital”, como un servicio que permite la presentación de escrituras públicas en formato digital, lo que conlleva al consecuente desuso de papel y boletas de seguridad.
De acuerdo a un estudio realizado por el Registro, mediante esta plataforma digital se gestionan a la fecha de emisión de la Circular, 61.77% de documentos digitales Vs. 38.23% de documentos físicos; porcentaje que ha motivado una considerable disminución en el requerimiento de talonarios de boletas de seguridad por parte de los usuarios, resultando imperioso para el Registro Nacional, tomar las medidas pertinentes para un uso eficiente de los talonarios existentes, así como una adecuada programación de las futuras adquisiciones.
Por dichas razones es que el Registro Nacional, como garante de la Seguridad Jurídica, decidió emitir nuevas regulaciones para el procedimiento de entrega, devolución e inhabilitación de las boletas de seguridad, a efectos de hacer un uso adecuado y responsable de los recursos públicos.
A modo de resumen, se establece el siguiente procedimiento:
a) Los talonarios de las boletas de seguridad serán solicitados en el Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario, por el Notario (a) en persona, quien deberá presentar su cédula de identidad vigente y legible, su carné de Abogado (a) al día y aportar el entero bancario correspondiente al costo del talonario.
b) Previo a la entrega del citado talonario, el funcionario del Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario consultará, con la cédula del Notario (a) solicitante, que se encuentre inscrito y debidamente habilitado para el ejercicio de la función notarial ante la Dirección Nacional de Notariado.
c) En los casos de entidades públicas, consulados, direcciones del Registro Nacional y Poder Judicial; la solicitud podrá realizarse en papel oficial de la entidad, si se presenta de manera presencial; o bien, documento firmado digitalmente que deberá ser enviado al correo electrónico boletas@rnp.go.cr
La solicitud deberá indicar nombre completo, número de identificación, cargo y firma de la persona que autoriza el oficio y los datos de la persona autorizada para retirar las boletas. La persona autorizada deberá presentar su cédula de identidad vigente y legible, así como el carné que lo acredite como funcionario de la institución solicitante.
Si la institución no es pública, la firma en la solicitud deberá ser autenticada por Notario (a).
d) La cantidad máxima de talonarios a entregar a cada notario será de uno, pudiendo solicitar un nuevo talonario una vez que utilice todas las boletas del anterior.
En el caso de las Instituciones Públicas e Instituciones no Públicas, la cantidad debe ser indicada en la solicitud que presenten de manera física o digital.
e) Para la entrega de nuevos talonarios a los Notarios (as), el funcionario del Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario deberá revisar las boletas que aún aparezcan activas, debiendo cancelar todas las que no pertenezcan al último talonario que se le expidió de forma precedente.
f) Las boletas de seguridad tendrán una vigencia de dos años contados a partir de su entrega. Vencido dicho plazo, el sistema las cancelará de forma automática, con excepción de las boletas del Poder Judicial.
g) La devolución y anulación de las boletas de seguridad se realizará ante la Dirección del Registro de Bienes Muebles, Registro de Personas Jurídicas y Registro Inmobiliario, según sea el caso, la cual se hará acompañada de un oficio en el que se indique la cantidad de boletas y número de serie de cada una, el motivo de la devolución y la legitimación para hacerlo.
h) El Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario llevará los controles necesarios que respalden la entrega de los talonarios de boletas. Además, coordinará el traslado de las boletas de seguridad del Almacén General al área de almacenamiento, excepto las boletas del Poder Judicial.
Asimismo, dicho Departamento será responsable del ingreso del consecutivo de las boletas de
seguridad al sistema y su custodia, y anulará las boletas de seguridad indicadas en el inciso e).
i) Las boletas del Poder Judicial serán custodiadas y entregadas al Poder Judicial en el Almacén General, mediante un acta debidamente firmada por el jefe del Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario. La jefatura del Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario realizará la inclusión del consecutivo en el respectivo sistema y dejara constancia del oficio del
Poder Judicial donde se solicitan las boletas y del acta de Entrega.
Resulta necesario mencionar que, de acuerdo a una Disposición Transitoria, las boletas de seguridad expedidas con anterioridad a la emisión de la Circular, tendrán una vigencia de dos años (vencederos en febrero del año 2025). Transcurrido dicho plazo, se procederá con la cancelación automática de todas aquellas boletas que no fueron utilizadas para la presentación de instrumentos públicos, con excepción de las boletas del Poder Judicial.